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Apostila de Excel - Trabalhando com Fórmulas

Funções mais usadas no Excel

Nesta pequena apostila vamos mostrar como trabalhar com algumas funções do excel, esta ferramenta poderosa que faz parte do MS Office.

Não vamos aqui aprender Excel em poucas palavras e poucos exemplos. Esta mini apostila tem como objetivo ensinar montar uma planilha e inserir as fórmulas adequadas. É destinada às pessoas que tem algum conhecimento, ou pelo menos noções, e não aquelas pessoas que são iniciantes, ou que nunca viram de alguma forma uma tela do Excel. Quanto a esses, sugiro que procure uma escola, ou compre um livro, já que existem vários guias autorizados pela Microsoft, ou entre em contato, caso seja morador da cidade de São Paulo, e assim, faremos um treinamento de nível avançado.

Como começar:

Em primeiro lugar você já deve saber que o Excel é uma ferramenta poderosa que dar a condição de se trabalhar com planilhas eletrônicas, ou seja, com funções, que dispensam o uso da calculadora. Além disso, facilita muito na atualização dos dados, que devem ser salvos em pastas de trabalho. Para isso, deve-se salvar sempre um documento quando ele for iniciado, dando-lhe um nome relacionado ao seu conteúdo para facilitar o acesso quando o usuário precisar atualizar, imprimir uma cópia, etc.

Todos os arquivos salvos com a extensão.XLS criados no Excel são chamados: pasta de trabalho. Cada uma delas, deve ter um relatório como: tabela de preços, uma planilha de controle de estoque, ou controle financeiro e assim por diante. Mas todos sabem que uma planilha de Excel para estar completa, tem que conter alguma fórmula que faça do mais simples ao mais complexo dos cálculos. E é exatamente isso que vamos ver a partir de agora.

Uma planilha de Excel e composta por Linhas que são identificadas verticalmente por números e Colunas que são indicadas horizontalmente por letras.

Vamos começar com uma demonstração bem simples que é o princípio de um trabalho, e o mais básico que se pode imaginar.

Digamos que você tem um estoque de produtos com três itens diferentes e quer saber o valor total de seus produtos.

Sem fazer muito esforço, é possível montar uma planilha colocando na primeira coluna o nome ou modelo do produto; na segunda coluna a quantidade; na terceira coluna o preço unitário e finalmente na quarta coluna colocar o preço total, ou subtotal, pois no final da tabela, ou seja, na última linha é necessário inserir o total geral.

Abra o Excel e digite os valores somente nas colunas A, B e C, com suas respectivas linhas, como mostra na figura [1], e na coluna D, na linha 2 digite a fórmula: =C2*B2 e tente copiar para as células inferiores

Para copiar o conteúdo de uma célula para outra, selecione a célula que deseja copiar, posicione o cursor do mouse sobre o canto inferior direito da célula selecionada. Quando o cursor estiver no formato de um sinal de + (mais), clique e arraste sobre a outra(s) célula(s) e solte em seguida.

imagem soma

figura [1]

Se você digitou os mesmos valores que constam na figura em suas respectivas linha e colunas, os resultados da coluna subtotal deverão estar de acordo também com os da figura [1], caso contrário, você não digitou a fórmula corretamente. Tente encontrar o erro digitando novamente os valores e a fórmula. Não conseguindo visualizar a figura, tente fazer uma tabelinha e digite a fórmula.

Na linha 5 da coluna A, digite TOTAL... Selecione esta mesma linha nas colunas C e D, clique na ferramenta >MESCLAR CENTRALIZAR que se encontra na barra de ferramenta. Desta forma, as células C5 e D5 se unificarão formando apenas uma célula.

Para visualizar as ferramentas, passe o mouse sobre de cada uma delas.

Coloque uma cor cinza e em negrito
Para colocar um formato moeda, clique no menu Formatar, no sub menu, clique em Célula, na caixa de diálogo selecione a guia Número e em Categoria selecione a opção Contábil, em Casas decimais escolha o número (o padrão é 2) e finalmente em Símbolo selecione o símbolo da moeda de sua preferência. Neste caso, o R$.
Agora na linha de cor cinza que você escolheu para o item TOTAL... Digite a seguinte fórmula: =SOMA(D2:D4) o resultado tem que estar de acordo com o da ilustração acima.

Pronto. Você aprendeu as duas funções básicas do Excel.

Queremos ressaltar que estas mesmas funções funcionam com subtração e divisão, e que todas as operações podem ser inseridas dentro de uma só fórmula. Exemplo: Temos na célula A1 o valor 50 e na célula A2 inserimos a fórmula =(A1*2/10)+10-5 o resultado será =15
Se quiser tirar alguma dúvida, faça com uma calculadora e verá que o resultado é o mesmo.
Lembramos ainda que sua planilha pode ser mínima ou extensa conforme sua necessidade. Para isso o excel 2000 tem exatamente 65536 linhas e 625 colunas.

Agora, vamos aprender outras funções.

MÉDIA
- Retorna a média aritmética dos argumentos.
- Sintaxe
- MÉDIA(Valor2;Valor2; ...)
- Valor1; Valor2; são de 1 a 30 argumentos numéricos para os quais você deseja obter a média. Os argumentos devem ser números ou nomes, matrizes ou referências que contenham números.
- Se uma matriz ou argumento de referência contiver texto, valores lógicos ou células vazias, estes valores serão ignorados; no entanto, células com o valor nulo serão incluídos.
- Se por acaso você desativou a caixa de seleção exibir valor zero que se encontra no menu Ferramenta, Opções as células vazias não serão contadas.

Exemplos

Se o intervalo das células A1 até A5 estiverem preenchidas com algum valor que vai de 0 (Zero) até ... (infinito) a fórmula calcula os valores e divide pela contagem das células dentro do intervalo e ficaria a fórmula a seguir: =MÉDIA(A1:A5) é igual a SOMA(A1:A5)/CONTAGEM NUMÉRICA(A1:A5)

Você tem uma meta a atingir com vendas de alguns produtos, então digite os valores dentro de uma planilha como mostra na figura [2].

Como você já sabe aplicar as formatações, tente fazer o layout exatamente como mostra a ilustração a seguir. Se não conseguir, não tem problema só procure inserir os valores iguais e nas mesmas células de referências.

Na coluna F, na célula F3 insira a fórmula =MEDIA(C3:E3) o resultado terá que ser o mesmo da ilustração. Copie a fórmula para as células inferiores.

imagem media

Figura [2]

Caso tenha conseguido fazer este exercício até aqui, e não tem dúvidas quanto a essas fórmulas, entre no assistente de ajuda do Office e veja algumas fórmulas semelhantes as que você já aprendeu, e procure praticar nas planilhas que você criou, porque a partir de agora veremos outras mais complexas que exigem maior atenção.

Até aqui, estudamos algumas funções de matemática e estatística, agora veremos algumas do sistema financeiro. São as mais simples, mas deixam o aprendiz entusiasmado e com muita vontade de conhecer profundamente o mundo da matemática financeira, pois se trata de questões do nosso dia-dia.

Continua com funções financeiras.

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Esta apostila é grátis. Pode ser estudada online, ou impressa, para uso pessoal. É proibida a reprodução total e ou parcial, para comercialização.