Planilha de Controle de Estoque

Manual da Planilha Controle de Estoque.

Capa da Planilha:

A Capa da Planilha de Controle de Estoque é composta de links para navegar entre as tabelas. Trabalhe com uma planilha de controle de estoque feita em Excel, para controlar estoques e almoxarifados de qualquer tipo de mercadoria, baixe a versão grátis e faça testes, antes de comprar a versão completa. Você pode personalizar a capa, como quiser, coloque o logotipo de sua empresa e troque a imagem de fundo, mas você deve fazer isso. Nós não fornecemos suporte, para alterações em planilhas.

A capa tem um plano de fundo que pode ser alterado. Clique em LAYOUT DA PÁGINA na barra de ferramentas em seguida clique em EXCLUIR PLANO DE FUNDO. Depois disso, clique em PLANO DE FUNDO e escolha uma imagem a partir do seu computador. é possível incluir também um logotipo.

NOTA: não é possível recuperar a imagem de plano de fundo, depois que fizer qualquer alteração.

Planilha de Saldo do Estoque

A planilha SALDO é a planilha, que mostra o saldo dos itens no estoque, conforme a imagem a seguir:

Na planilha SALDO não pode digitar absolutamente nada, exceto, se você souber o que está fazendo. Todos os resultados na planilha SALDO, são obtidos automaticamente de outras ações feitas nas planilhas de cadastro de itens, entrada e saída de mercadorias.

NOTA: Cadastre os itens na planilha cadastro de itens, antes de fazer qualquer alimentação na planilha. Ela comporta o controle de até 2000 itens e as funções estão aninhadas até a linha 2006, na planilha de SALDO. Para controlar mais de 2000 itens, sugerimos um sistema ERP, ou talvez você possa; por conta própria; ajustar as fórmulas, para controlar mais itens de estoque nesta planilha.

Foi criada uma estrutura de itens por família. Para cada família de itens foram criadas sublistas como: código, descrição, unidade de medida, quantidade, valor unitário e valor total. Todas definidas em linhas e colunas da planilha.
Famílias: estrutura utilizada para separar tipos de materiais e classificar sua codificação, com o propósito de organizar o estoque de forma prática.
Código: é importante definir o código de cada item, seja em planilha de excel, ou em outro sistema de controle. Dessa forma evita-se que alguns itens sejam lançados no estoque de forma repetida, sobrepondo itens idênticos, que apresentem cores diferentes, ou algo similar.
Descrição: Consiste na nomenclatura do item. Sugere-se, que nomeie exatamente como o fabricante.
Unidade de Medida: Como o nome já diz, é a definição em termos de volume.
Quantidade: É o saldo dos itens disponível no estoque, que resulta do lançamento entre a entrada e a saída.

Cadastrar Dados e Itens de Estoque na Planilha:

Eta é a primeira ação a ser feita na planilha, exceto se você quis modificar a capa. Cadastrar item é o primeiro passo para alimentar a planilha de controle de estoque.

Uma coisa importante

Cadastre seus itens com todas as informações postadas nos cabeçalhos de cada coluna: Item, Gerar Código, Descrição do Item, Preço Unitário, Medida, Marca, Familia do Item, Estoque, Setor, Gôndola e Data

• ITEM - é um número sequencial, começando com 1, para o primeiro item a ser cadastrado. O segundo item deve ter o número 2, o terceiro item deve ter o número 3...
• GERAR CÓDIGO - este será o código único para o item. Adicione uma numeração, ou letras e números, para formar seu código de item.
• DESCRIÇÃO DO ITEM - é o nome do item. Qualquer produto, que você vai cadastrar, tem um nome.
• PREÇO UNITÁRIO - é o preço do item cadastrado, geralmente vem na nota fiscal.
• MEDIDA - é a unidade de medida do item. Por exemplo: PC para peças, CX para caixa, SC para saco, etc.
• MARCA - geralmente é o nome do fabricante, ou uma marca que ele detém.
• FAMÍLIA DO ITEM - é o grupo a que este item pertence. Por exemplo: CANETA, PAPEL, AGENDA, pertencem a família de materiais para escritório, ou papelarias. DISJUNTOR, FIOS, LÂMPADA, pertencem a família de materiais elétricos.
• ESTOQUE - é o número, ou nome do estoque. Isso só é importante, se você tiver controlando mais de um estoque.
• SETOR - É o setor do estoque, que pode ser destinado para alocar determinado grupo de produtos. Por exemplo: setor de alimentos, ou setor de informática. Só é importante se voce tiver um estoque muito grande.
• GÔNDOLA - é um compartimento do setor do estoque. É interessante adicionar esta localização, se você tem um estoque com prateleiras, gôndolas, ou compartimentos com alguma identificação.
• DATA - a data do cadastro do item

Na planilha já existe um exemplo, para o usuário entender como funciona. Orientamos que apague cuidadosamente os cadastros simbólicos já existentes.

Efetuado os passos acima, já pode fazer a entrada de produtos no estoque e consequentemente a saída dos mesmos. O saldo será atualizado automaticamente após essas operações.

NOTA: Não apague fórmulas e dados da planilha, que esteja fora das células de digitação, caso contrário a planilha não funciona.

Siga com as informações para entrada e saída de materiais do estoque.

Entrada de Materiais no Estoque

A planilha entrada de materiais é utilizada para fazer o lançamento dos itens no estoque.

O usuário deve inserir: data, fornecedor, número do documento de entrada (exemplo: Nota Fiscal), quantidade e código nas colunas A, B, C, D e E respectivamente. Lembrando que o código deve ser selecionado na caixa se seleção que aparece quando a célula for selecionada.

Todas as colunas dos cabeçalhos: F, G, H e j contêm fórmulas e as informações são exibidas automaticamente.

• DATA - é a data de entrada do item no estoque. Item que deve ter sido cadastrado.
• FORNECEDOR - é a empresa, na qual você comprou os produtos
• NOTA FISCAL - é o documento legal, na aquisição de um produto, ou serviço. Também na venda de produtos e prestação de serviços.
• QUANTIDADE -digite a quantidade do produto a ser lançada em estoque
• CÓDIGO - o código deve ser selecionado, quando clica na célula, surge uma seta indicando que deve ser feita a seleção. Ou se sua versão do Excel não permite a seleção de dados, digite o código correto, para o item.
• Colunas F, G, H e j, são definidas automaticamente.

Esta foi a entrada de materiais.

Saída de Materiais no Estoque

Na planilha de Saída de Materiais são lançados os itens vendidos, ou retirados do estoque para o consumo interno. Pode ser lançado o número de um documento, para futuras conferências, ou inventários.

As etapas são idênticas com a entrada de materiais.

Descrição, na coluna E, Medida na coluna F, Preço do Item na coluna G, Totais na coluna H e Marca na coluna I, são preenchidas automaticamente, com as fórmulas existentes

Faça a saída de materiais, com a mesma atenção que teve na entrada e confira o saldo na planilha SALDO. Caso haja divergências, corrija a entrada, ou a saída, para atualizar a planilha SALDO.

Compras de Materiais na planilha COMPRAS

Esta planilha define os estoques máximo e mínimo. Isso é importante, para você saber, quando o limite da quantidade está estourando no seu estoque, ou quando o limite de compra está presente, ou crítico. Com essas informações você pode saber quando comprar itens para abastecer seu estoque, ou não.

Como alimentar esta parte da planilha de controle de estoque?

Na coluna H, abaixo do cabeçalho: Digite a quantidade do Estoque Máximo, você pode estabelecer uma quantidade máxima, do item para seu estoque de acordo com o volume de venda, ou da movimentação interna.

Em Estoque Mínimo quando atinge: 20% - este percentual é pessoal, você pode definir o percentual do seu estoque mínimo

Estoque crítico, quando atinge: 10% - este é o estoque crítico. Ele indica que o item deve ser comprado com urgência. Este percentual também é pessoal e você pode alterar.

Depois de ter feito isso, tudo nessa planilha se altera automaticamente. Veja as mensagens que surgirão conforme a planilha vai sendo alimentada.