Como Comprar Produtos Gráficos

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18/02/2015 as 19:11

Confira a descrição de Como Comprar Produtos Gráficos e procure este item em seu fornecedor preferido, na lista do Guia de Compra.

MATERIAL GRÁFICO – COMO COMPRAR:

 

A cotação para contratação de serviços de gráfica parece, mas não é muito tão simples. Existem dezenas de tipos de materiais: papéis, plásticos, PVC, metais, entre outros, que podem ser utilizados no ramo gráfico. Existem também tipos e formatos de cores como: CMYK, RGB, preto e branco e cores catalogadas com exatidão. Estas cores são definidas pela escala pantone, que são codificadas no padrão mundial, para que se possa obter a tonalidade exata, que pretende em cada tipo de utilização, seja no design gráfico, ou na web.

Cada tipo de material tem a sua gramatura e ou espessura. Para cada tipo material existente, há tipos de tintas específicas, utilizadas em equipamentos específicos. O conhecimento técnico gráfico é vasto e não se aprende da noite para o dia.

Falaremos sobre a aquisição de serviços gráficos, de forma simples, sem considerarmos os tipos de materiais, informando apenas os cuidados para que se evitem problemas ao contratar.

Geralmente o profissional do ramo gráfico, lhe dará dicas e instruções importantes de como obter o melhor aproveitamento do serviço. Você pode utilizar serviços gráficos para diversos tipos de objetivos. Veja alguns exemplos: formulários, folhetos, adesivos, banners e na linha de brindes podem ser confeccionados com personalização os mais variados produtos como: canetas, canecas, chaveiros, calendários, convites e uma infinidade de produtos. 

Definindo o Serviço: Depto de Marketing e ou Agência de Propaganda e Marketing


É muito provável que o desenvolvimento da arte para comunicação visual de sua empresa seja terceirizado, feito por uma Agência de Propaganda e Marketing, que será responsável por planejar, criar e prestar consultoria em marketing na produção gráfica de banners, cartazes, anúncios, outdoor, panfletos, etc. E para a internet: web sites, hot sites, banners, vídeos, hospedagem de sites, entre outros serviços. Já na produção audiovisual, os produtos criados são: spots, vinhetas, jingles, comerciais de rádio e TV. Geralmente, a agência também efetua a cotação e contratação das empresas que serão responsáveis por produzir seu material: banners, cartazes, adesivos, panfletos, etc. Logicamente você deverá analisar os custos orçados e aprovar o serviço porque tudo estará pronto para sua analise.

Caso tenha em sua empresa um departamento de marketing com profissionais aptos a desenvolverem artes, você poderá cotar os serviços diretamente nas Gráficas e Editoras existentes no mercado, com as informações que sua área de Marketing vai lhe fornecer.

Inicialmente, tudo surge como uma boa idéia, e os profissionais de marketing desenvolvem a arte, define quantidade de cores, o tipo de material e em conjunto com você as quantidades a serem produzidas. Você deverá aprovar todas essas especificações, ou se tiver sob a alçada de alguém pedir que avalie e aprove.

É importante que o solicitante seja consultado a respeito de todo o processo, se for possível desde o inicio, tendo em vista que um comprador experiente na compra de material gráfico. Sabe-se que cada tipo de material utilizado tem um custo diferente e um serviço adicional como uma dobra, um corte, uma simples cor a mais ou até mesmo o volume contratado pode ser determinante no custo total do serviço.

Experiências como estas quando compartilhadas sem vaidades e recebidas com humildade podem proporcionar grande economia. Depois de finalizada essa parte, você receberá a sua requisição com todas as informações que precisa para cotar o serviço. 

Identificando fornecedores e homologando-os


Para localizar e identificar fornecedores de serviço você pode utilizar alguns instrumentos de pesquisa. Clique aqui e encontre fornecedores gráficos. Temos também as propagandas enviadas por mala-direta, o telemarketing ativo e indicações.

A busca por fornecedores deve obedecer também uma atenção logística, por exemplo: é recomendável que se faça uma cotação, analisando custos de transporte, prazo de entrega, preços, não abrindo mão, evidentemente da qualidade. Em alguns casos de urgência, quanto mais próximo estiver o fornecedor, a tendência é que ele seja contratado. Você deve avaliar vantagens como: custo efetivo total - CET, que inclui fretes e eventuais taxas, dependendo da forma de pagamento.

Toda a seleção passa por um processo de homologação, que deve obedecer alguns passos importantes:
1) Análise do Contrato Social da empresa e o seu Capital.
2) Tempo de constituição e sua idoneidade através da avaliação de crédito do CNPJ e CPF dos sócios.
3) Analise das relações comerciais: entrar em contato com alguns clientes de referência, para obter informações sobre pontualidade, qualidade do serviço prestado, flexibilidade nos pagamentos e atendimento pós-venda.
4) Visitar o local, para avaliação da infra-estrutura de produção e atendimento: analisar o local de funcionamento da empresa, funcionários e equipamentos utilizados para produzir o material.
5) Ter acesso ao portfólio do fornecedor e analisar os tipos de clientes. 

Se a análise for positiva, cadastre em seu sistema este novo fornecedor e envie um convite aos fornecedores selecionados com as informações necessárias para que elaborem uma proposta para cotação.

Cotação, Pedido Aprovação e analise da prova.


Quando receber as propostas, avalie os seguintes itens:
- Preço total do serviço e condição de pagamento - opte por pagamento faturado, caso não tenha vantagens para o pagamento à vista, ou ainda não tiver o capital e necessite de tempo para planejar seu fluxo de caixa.
- Prazo de entrega a partir da aprovação da prova de prelo, que significa uma réplica do produto. Esta prova é de grande importância, para avaliar o resultado final, porém o contratante deve arcar com o custo adicional. Caso conheça e confie na empresa, pode optar por uma prova impressa, que proporciona uma ideia do lay-out e de tons aproximados de cores.
- Tipo de material solicitado: papel couchê fosco ou brilho, espessura, ou gramatura do papel e a quantidade de cores.
- Efeitos solicitados como: corte e vinco, dobras, aplicação de vernizes em todo o material, ou só em local especifico – chama-se verniz localizado.
- Serviços adicionais como: envelopamento, colagem, encadernação e etc.

Tudo agregará custo ao serviço. Quanto maior forem os detalhes, maior será o preço final.

Analise as opções de todos os fornecedores, elabore uma planilha para que possa comparar preços, prazos de entrega e pagamento. Você pode baixar gratuitamente, uma planilha de cotações no link: Planilha de Cotação 

A aprovação deve ser feita formalmente com sua assinatura e datada na prova que foi emitida pelo prestador de serviços gráficos.

Confira com cuidado e sem pressa, minuciosamente todas as informações contidas na prova.

Depois de aprovada você só poderá rejeitar o material, se o erro observado, geralmente na entrega, tenha sido provocado pela gráfica e não por uma conferência desleixada da prova que será o documento utilizado para comprovar o acordo entre as partes.


Redigido por: Wilson C. Andrade Jr.
Diretor em Gestão de Compras
Todos os direitos intelectuais reservados.

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